OUTSOURCING: SI O NO ?

Problema: ho un carico di lavoro straordinario, come posso gestirlo? Il costo di produzione è troppo alto rispetto ai competitor, quali soluzioni posso adottare? Ho costi strutturali (indiretti) elevati che non mi permettono di avere un’azienda agile, come posso fare? Tutti i clienti vogliono il pranzo alla stessa ora ed io non ho fattorini a sufficienza, come posso fare? Mi hanno chiesto il 37% sulla vendita, mi sembra una follia, vero che è troppo? Quanto dovrei chiedere per il servizio?

Soluzione: L’outsourcing o semplicemente l’esternalizzazione può essere la soluzione per rendere l’azienda flessibile e rispondere ad esigenze temporanee di maggiore produzione. Quando si parla di esternalizzare si pensa subito alle grandi industrie che portano all’estero le proprie fabbriche per produrre a basso costo, ma in realtà chi più o chi meno lo facciamo tutti spesso inconsciamente. L’esempio forse più frequente di esternalizzazione sono i servizi tributari: quanti hanno il consulente tributario o l’associazione di categoria a cui affidano la tenuta della contabilità e l’invio dei dichiarativi fiscali? Altri esempi possono essere le buste paga, i sistemi informatici, il marketing, ecc…

ESTERNALIZZARE	In economia sta ad indicare il trasferimento di servizi e/o funzioni interne a un’azienda a fornitori esterni
COSTI INDIRETTI	L’esternalizzazione è presente praticamente tutte le aziende anche se spesso è un azione fatta inconsciamente. La maggior parte delle esternalizzazioni riguarda i costi indiretti e l’esempio classico riguarda i costi per i servizi professionali.
COSTI DIRETTI	Non solo le attività prettamente estranee al core business aziendale possono essere esternalizzate, ma talvolta può essere strategico demandare a terzi anche parte o interi processi interni. Esternalizzare in questo caso significa riuscire a trasferire nel calcolo del margine di contribuzione voci di spesa che spesso rimarrebbero indirette. Questo trasferimento da costi indiretti a costi diretti consente di rendere maggiormente agile l’azienda.
VANTAGGI	I principali:Minori costi strutturaliPossibilità di variare la produzione in base alle richieste del mercatoPossibilità di concentrarsi solo nelle attività maggiormente remunerative o strategicheAzienda agile capace di affrontare meglio i momenti di crisi
PERICOLI	I principali:Perdita di qualitàScarsità dei fornitoriInaffidabilità dei fornitoriAumento dei costiClima aziendale ostilePrivacy aziendale

Il processo di esternalizzazione è entrato prepotentemente all’interno delle micro-piccole aziende soprattutto in virtù della pandemia Covid-19. Le aziende maggiormente interessate sono state quelle operanti nel settore della ristorazione dove già da tempo grazie ad alcune APP per smartphone il cliente può ordinare il proprio piatto preferito e riceverlo comodamente a casa. Queste APP viste dal lato dell’impresa possono fornire diversi servizi che vanno dalla pubblicità (diretta o indiretta) alla consegna, passando anche per l’acquisizione dell’ordine, raccolta recensioni, ecc… Sempre a causa della pandemia e della volontà di raggiungere i proprio clienti, anche sfruttando le potenzialità del digitale, l’esternalizzazione è entrata nel mondo dei negozi di vicinato con aziende che offrono prodotti per l’e-commerce, spazi di marketplace, ecc..

CONVENIENZA O MENO?

Ogni forma di ragionamento parte dalle strategie d’impresa e dalla marginalità del prodotto e servizio.

	CONVIENE	NON CONVIENE
STRATEGIA AZIENDALE	Se il settore è di basso valore aggiunto, non ritenuto strategico o sul quale non si vuole investire	Se per il brand il settore da esternalizzare è ritenuto un fattore critico di successo
	Esempio: un impresa senza capacità tecnologiche che vuole fare marketing online potrebbe affidare a terzi la propria immagine digitale	Esempio: un’impresa che fa della propria immagine uno dei proprio tratti caratteristici, mai potrà esternalizzare completamente la propria presenza digitale. Dovrà sempre gestire almeno i contenuti.
	Esempio: un negozio che vende solo divani può affidare a terzi il montaggio dei prodotti venduti per non tenere squadre di operai in corpo non operose. I prodotti sono standard e non presentano particolari peculiarità.	Esempio: un produttore di mobili su misura probabilmente necessiterà di proprio team di artigiani per il montaggio in quanto possono esserci degli aggiustamenti necessari durante l’installazione.
COSTI	Spostare costi indiretti in costi diretti riuscendo ad imputare correttamente ed analiticamente i costi di produzione	Crescita dei costi di produzione unitaria derivante dallo spostamento dei costi indiretti in diretti. Nelle micro imprese si potrebbe avere un impatto negativo nel bilancio in quanto il lavoro del titolare o dei titolari raramente viene conteggiato.
COSTI	Esempio: una pizzeria per asporto affida ad un’app la ricezione degli ordini e la relativa consegna. Il costo del servizio è del 35% del valore della consegna. Si passa da un costo del fattorino che quindi è indiretto perché è indipendente dalle consegne e legato solo all’orario di lavoro ad un costo “certo” legato alla singola consegna.	Esempio: una pizzeria per asporto con due titolari di cui uno che si occupa anche della consegna difficilmente imputa tale costo a bilancio (dedurrà carburante, assicurazione veicolo, ecc.., ma non la prestazione lavorativa) per cui affidare il servizio a terzi apparirà inevitabilmente più oneroso.

Esempio: Società CED

Una società di servizi difficilmente conosce la propria marginalità in quanto i costi sono quasi tutti indiretti: personale, software, locazioni, utenze, ecc… Una società di elaborazione dati contabili ha tra le voci maggiori di spesa il costo del personale che è calcolato su base oraria, mentre offre dei servizi su base unitaria o addirittura a forfait. Come può coniugare il diverso conteggio? Come può capire se il prezzo richiesto al cliente è corretto? Di norma si utilizzano delle statistiche nazionali o interne ovvero che per ogni ora di lavoro si riesce a produrre un determinato numero di registrazioni, per esempio: 1h = 50 righe. Per cui se un cliente ha 200 registrazioni bisognerà calcolare un costo che copra 4 ore di lavoro e abbia una sufficiente marginalità per coprire tutti gli altri costi indiretti. Sembra facile? Ma non tutte le registrazioni sono uguali, spesso bisogna cercare i dati da registrare in pagine e pagine di documenti, si pensi per esempio alla prima nota della banca ed al raccordo da fare con le fatture magari in presenza di acconti, saldi, più ordini, ecc… quindi sarà sempre un costo approssimativo.

L’alternativa potrebbe essere esternalizzare la parte del data entry avendo un costo fisso a riga contabile, scaricando sul proprio fornitore il problema del tempo. Il cliente che prima probabilmente ci costava 4 h di lavoro ovvero indicativamente 76,00 €, ora avrà un costo certo di 200 righe ovvero 70 € (0,35 € a riga). L’impatto della scelta di esternalizzazione consente di calcolare la marginalità per singolo cliente, sopperire alla mancanza di statistiche interne sul lavoro svolto, valutare se i prezzi sono conformi, ma potrebbe anche consentire di gestire carichi di lavoro non previsti (es. acquisizione di un nuovo grosso cliente) o di spostare ad altre attività più remunerative i collaboratori aziendali.

Esempio: Sushi all you can eat per asporto

Un ristorante a bassa marginalità sul cibo che punta tutto sulla quantità dei clienti serviti e sui rincari delle bevande ha i seguenti fattori critici di successo:

velocità del servizio per massimizzare la rotazione dei tavoli;
materie prime acquistate in quantità per ottenere il migliore prezzo possibile;
prezzi bassi

vuole investire sul servizio per asporto. Il food cost medio aziendale è calcolato essere pari 50%, del prezzo di vendita per singola pietanza. Prima di lanciare il servizio si valutano i costi ed i benefici sia di svolgerlo internamente che di esternalizzare. Per lo sviluppo interno si pensa di ricevere gli ordini telefonicamente ed assumere un fattorino con un costo di circa € 12 orari. Mentre esternalizzare completamente costerebbe tra il 30 ed il 35% della consegna e comprenderebbe pubblicità, acquisizione ordini e rider per la consegna. Analizzando le statistiche dei colleghi sulle consegne si rileva che gli ordini in città hanno una spesa tra i 10 € ed i 20 € e gli spostamenti richiedono 20 – 30 minuti. La soluzione interna non è percorribile perché si riuscirebbe a fare 1 massimo 2 consegne orarie e non si offrirebbe né un buon servizio né la copertura dei costi darebbe garantita (su 20 € va imputato il costo del cibo 10 € ed il costo del rider 12 € per cui perdita di 2 € senza considerare tutti i costi indiretti). La soluzione esterna permetterebbe una marginalità del 15% (100% – 50% cibo – 35% app), utile come attività collaterale a patto che non incida in termini di ulteriori costi sui fattori indiretti di produzione (es: personale additivo). In caso di aumento dei costi indiretti si renderà necessaria un nuovo menù con food cost più basso o prezzo più alto per avere una marginalità maggiore.