Come redigere un preventivo

Problema: la preparazione di preventivi è un’attività critica per molte imprese. Un processo che apparentemente sembra banale e che nasconde diverse insidie tali da portare in dote pericoli come: sottostimare i costi, carenza di dettagli, termini e condizioni non chiare, concorrenza aggressiva, fluttuazione dei mercati, assenza di flessibilità al sopraggiungere di imprevisti. Tutte variabili che letteralmente determinano il successo o il fallimento di un’azienda.

Soluzione: per superare i problemi associati alla preparazione dei preventivi, è essenziale adottare un processo fatto di pratiche e strategie. Adottare un template (modello) aggiornato periodicamente che tenga conto delle criticità riscontrate durante il suo utilizzo è una buona base di partenza e per costruirlo nell’ossatura è necessario:

Analisi dei Costi	Conoscere i costi diretti ed indiretti che incidono nel lavoro è fondamentale.
Trasparenza	Dettagli chiari e completi creano autorità comunicativa ed aiutano ad evitare malintesi.
Costi accessori	Spese di spedizione, costi di gestione, ecc.. non vanno dimenticati ed anzi vanno evidenziati nel preventivo.
Termini e condizioni	Includere informazioni su pagamenti, tempi di consegna, garanzie, validità dell’offerta e ogni altra condizione ritenuta critica.
Concorrenza	Evitare di sottostimare i costi o ridurre al minimo la propria marginalità per battere la concorrenza sul prezzo. Ci sono tanti elementi che determinano le scelte del cliente ed il prezzo è solo una di queste variabili.
Comunicazione	Trasmettere al cliente il valore della propria offerta ovvero esaltare le differenziazioni rispetto la concorrenza, senza mai screditarla!

Analisi dei Costi.

La determinazione del prezzo parte dall’analisi dei costi. Una comprensione dettagliata di tutte le componenti che costituiscono costi diretti ed indiretti è fondamentale per applicare poi la marginalità desiderata e proporre un preventivo che soddisfi le esigenze aziendali. 

I costi diretti sono spesso evidenti e di facile determinazione, tuttavia a titolo esemplificativo e non esaustivo, esistono criticità nel calcolo della minuteria o nell’imputazione corretta della manodopera. Se la minuteria e la maggior parte dei costi diretti residuali incidono in termini marginali nel calcolo del preventivo, ha però grande rilievo l’imputazione della manodopera. Molte aziende considerano la manodopera solo quella derivante dalle prestazioni dei propri collaboratori e non danno valore all’attività del titolare, soci o famigliari. Altri possibili e frequenti errori di sottostima dei costi di manodopera sono legati al conteggio del valore orario. Il corretto calcolo è dato dal costo totale diviso le ore effettiva di lavoro. 

BASI DI CALCOLO PER LE ORE
ORE LAVORATE	174,67
FERIE	-14,42
PERMESSI	-1,67
TOT. MEDIA ORE “LAVORATE” MESE	158,58

I costi indiretti rappresentano un aspetto altrettanto cruciale nel calcolo complessivo dei costi, ma questi possono risultare più complessi da imputare correttamente rispetto ai costi diretti. Tra i costi indiretti più comuni troviamo quelli legati alla hidden factory (fabbrica nascosta): la locazione, le utenze, i software, le spese generali, amministrative, il marketing, ecc…. Utilizzare il metodo Activity-Based Costing (ABC) permette di determinare con precisione la quota di costi indiretti da attribuire a ciascun progetto o prodotto., ma non tutte le aziende sono adeguatamente strutturate, dotate di idonee competenze o semplicemente prediligono soluzioni di più semplice calcolo. Il metodo tradizionale del totale costi indiretti diviso numero pezzi è ancora molto gettonato nelle pmi italiane. Una variabile del sistema potrebbe essere:

costi indiretti

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ore di lavoro effettive

Trasparenza.

Fornire dettagli chiari e completi sulle attività incluse è essenziale per instaurare fiducia con il cliente e garantire una comprensione totale delle voci di spesa. Il risultato si ottiene descrivendo in modo dettagliato i servizi o i prodotti inclusi nel preventivo, specificando le caratteristiche, le quantità e le eventuali varianti o opzioni disponibili. Va esplicitato, anche, ciò che non è incluso nel preventivo al fine stabilire i limiti delle prestazioni o dei prodotti offerti ed evitare così fraintendimenti o aspettative non realistiche da parte del cliente. 

Il linguaggio da utilizzare deve essere chiaro e diretto. Vanno evitati termini ambigui o ambivalenti che potrebbero essere interpretati in modi diversi. Oltre a ciò, è utile definire in modo specifico i termini tecnici o le condizioni contrattuali per assicurare una comprensione univoca.

Esempio:

Un CED deve presentare un preventivo per la registrazione di 1.000 righe contabili, come presentare al cliente la propria proposta?

Opzione 1

Descrizione	Prezzo
Costo contabilità	2.000,00 €

Opzione 2

Descrizione	Prezzo unitario	Numero pezzi	Prezzo Totale
Registrazione contabile annua	2,00 €	1.000	2.000,00

La seconda opzione eccelle, rispetto alla prima, nella trasparenza offerta al cliente fornendo una visione dettagliata e chiara dei costi associati al servizio. Questo consente al cliente di valutare in modo chiaro e trasparente il rapporto costo-beneficio del servizio, riduce la possibilità di fraintendimenti e di confusione. 

La trasparenza è fondamentale, anche, quando i clienti confrontano i preventivi: offrire dettagli chiari e completi sulle attività incluse crea un vantaggio competitivo evidente e può fare la differenza nel processo decisionale del cliente.

Costi Accessori

Nella stesura di un preventivo, è essenziale considerare non solo i costi diretti e indiretti ma anche le spese accessorie che possono impattare sul costo complessivo del progetto o del prodotto. Le spese aggiuntive includono una vasta gamma di voci che spesso vengono trascurate o dimenticate durante la valutazione iniziale. Queste possono comprendere i costi di spedizione o consegna, i tempi morti, le spese di incasso, ecc… Ignorare queste spese ha un impatto significativo sul margine di profitto o sulla precisione del preventivo. Anche queste voci necessitano di trasparenza nel preventivo.

Esempio:

Un preventivo per la formazione in azienda dovrebbe conteggiare anche il tempo del trasferimento ovvero la trasferta

Descrizione	Prezzo orario	Ore	Prezzo Totale
Formazione	80,00	4	320,00
Trasferta	80,00	0,5	40

Termini e condizioni

All’interno di un preventivo, è essenziale fornire dettagli specifici sui pagamenti richiesti ovvero includere la specifica delle scadenze di pagamento e delle modalità di esecuzione delle transazioni finanziarie. Definire chiaramente le date di scadenza delle fatture o degli acconti richiesti consente sia al fornitore che al cliente di pianificare e gestire in modo efficace le risorse finanziarie. Inoltre, delineare le modalità di pagamento, come bonifici bancari, pagamenti online o altri metodi accettati, contribuisce a evitare malintesi o ritardi nei pagamenti. 

Oltre ai dettagli sui pagamenti, è fondamentale includere informazioni riguardanti altri aspetti cruciali come i tempi di consegna, le garanzie sui prodotti o servizi offerti, la validità dell’offerta e altre condizioni rilevanti.

La validità dell’offerta è un’altra componente chiave da indicare all’interno dei termini e delle condizioni. Stabilire un periodo di validità per il preventivo aiuta a garantire che le condizioni proposte siano attuali e che il cliente sia consapevole di eventuali variazioni nel tempo.

Concorrenza 

Il terrore di perdere un lavoro o che la concorrenza sia più competitiva porta a commettere errori nella redazione del preventivo. Seppure è importante rimanere competitivi sul mercato, ridurre e sottostimare i costi solo per battere la concorrenza sul prezzo, compromette inevitabilmente la sostenibilità finanziaria dell’azienda. Identificare e valorizzare i propri punti di forza e le differenziazioni della propria offerta rispetto alla concorrenza è essenziale per creare un vantaggio competitivo sostenibile che superi l’ostacolo del prezzo. Questi punti di forza possono essere caratteristiche uniche del prodotto, servizi aggiuntivi inclusi, processi più efficienti, qualità superiore o esperienza del cliente migliorata. Comunicare chiaramente queste differenziazioni al cliente attraverso il preventivo influenza positivamente la decisione d’acquisto. Mostrare come l’offerta sia superiore o come soddisfi meglio le esigenze del cliente rispetto alle alternative disponibili contribuisce a giustificare un prezzo maggiore e a stabilire una base solida per la decisione di acquisto.

Comunicazione

La comunicazione efficace nel preventivo non riguarda solo la trasmissione delle informazioni o del documento “preventivo”. Comprende anche:

• Presentazione: un layout pulito e professionale, unito a una descrizione chiara e strutturata delle voci di costo, è essenziale. Questo aspetto visivo influenza la percezione globale del servizio o del prodotto, quindi dedicare attenzione all’aspetto estetico è cruciale per suscitare interesse e fiducia nel cliente.
• Assistenza: durante la fase decisionale, fornire chiarimenti, rispondere alle domande e guidare il cliente nella comprensione dei dettagli costruisce una relazione solida. La trasparenza nell’aiutare il cliente a comprendere ogni aspetto del preventivo consolida la percezione positiva della tua azienda.
• Definizione degli step successivi: dopo la consegna del preventivo, è strategico fissare un incontro ravvicinato per valutare eventuali richieste di chiarimento o feedback. Definire i tempi di risposta e le fasi successive del processo decisionale fornisce al cliente una roadmap chiara e lo aiuta nella pianificazione.

Un preventivo non solo determina il prodotto, ma attraverso una comunicazione efficace, può trasformarsi in un solido rapporto tra cliente e fornitore.

Costante aggiornamento della struttura del preventivo

È fondamentale mantenere un template di preventivo dinamico, soggetto ad aggiornamenti periodici in base alle esperienze acquisite e alle criticità riscontrate. Ogni interazione con i clienti o ogni nuovo progetto può fornire preziosi insegnamenti su come migliorare la presentazione dei costi, la struttura delle voci o la completezza delle informazioni. L’aggiornamento del template in base alle esperienze passate consente di affinare e migliorare costantemente il processo di preparazione dei preventivi. Includere nuove voci o modificarne altre sulla base delle situazioni riscontrate consente di adattarsi meglio alle esigenze del cliente e di fornire preventivi sempre più accurati.