Il sistema delle buste come metodo di gestione finanziaria delle microimprese 

Problema: molte micro p.iva hanno problemi ad affrontare le spese, che seppur periodiche o prevedibili, non cadono settimanalmente o mensilmente e comunque che non sono di modico valore. Spesso è già un problema gestire le proprie finanze in ottica trimestrale (es. F24 entro i minimali artigiani/commercianti), figuriamoci cosa accade quando si tratta di pianificare a distanza di un anno o oltre (esempio il pagamento dell’IRPEF o dell’imposta sostitutiva per i contribuenti forfettari). Questa rilevante platea di soggetti non ha competenze finanziarie e non ha risorse da investire in sistemi di gestione e controllo come per esempio la tecnica del budget.

Soluzione: in passato, era comune che si dividesse la pensione o lo stipendio in diverse buste per le varie spese a cui erano destinate. Questo sistema di gestione delle finanze domestiche o delle piccole imprese aveva la funzione di organizzare e distribuire i soldi in modo equo e razionale. Le buste avevano nomi differenti, come “cibo”, “vestiti”, “locazione”, “medicinali”, “libri scolastici”, “vacanze” e altre ancora. Ogni busta aveva un’importanza specifica e doveva essere gestita con attenzione per garantire la copertura delle necessità familiari. 

Il sistema delle buste offriva numerosi vantaggi. Innanzitutto, permetteva di evitare gli sprechi e di limitare il rischio di debiti. Inoltre, consentiva di controllare meglio le finanze, evitando che alcuni membri della famiglia spendessero troppo e di trovarsi senza soldi al momento di dovere pagare la pigione, le bollette, l’assicurazione, ecc.. 

Questo modo di gestione delle finanze domestiche era molto intuitivo e dava un senso di responsabilità e di lealtà familiare. Tutti i membri della famiglia sapevano che i soldi erano limitati, quanti soldi erano disponibili tolti gli accantonamento per le spese prioritarie e che non si poteva spendere più di quanto entrava. Oggi, questo metodo potrebbe essere visto come antiquato, superato dalla tecnica del budget, dai c/c dal bancomat, dalle app, ecc. ma in realtà può essere ancora utile e vantaggioso soprattutto per le aziende guidate da persone prive di idonea cultura finanziaria. Gestire bene i nostri soldi, evita il rischio di indebitamento e le incazzature tipiche di una p.iva 

Differenza tra tecnica del budget e metodo delle buste 

Il metodo delle buste e la tecnica del budget sono entrambi strumenti utilizzati per gestire le entrate destinandole a spese specifiche. Tuttavia, ci sono alcune differenze significative tra i due metodi.

Il metodo delle buste è un approccio più antico e tradizionale, che si basa sull’uso di buste da lettere o physicali per separare denaro per specifiche spese. Il vantaggio principale è che è facile da comprendere e da utilizzare, e può aiutare a tenere traccia delle spese in modo semplice e pratico. Tuttavia, ha anche alcuni svantaggi, come la mancanza di flessibilità e la difficoltà di tenere traccia di denaro speso in modo informale. La limitazione dell’uso del contante e l’aumento degli strumenti digitali creano difficoltà di applicazione in tempi moderni.

Al contrario, la tecnica del budget è un approccio più moderno e si basa su pianificazione e gestione dei propri soldi in modo da raggiungere i propri obiettivi finanziari. Come tutti gli strumenti di controllo di gestione è importante determinare le entrate e le spese, prefissare gli obbiettivi, monitorare lo stato dei propri soldi e fare aggiustamenti tempestivi in base agli eventuali cambiamenti. Il vantaggio principale è che è più flessibile rispetto al metodo delle buste e consente di tenere traccia di tutte le spese in modo molto dettagliato. Inoltre, le app di budgetting oltre ad essere ottimi strumenti che facilitano l’applicazione della tecnica, possono anche fornire una visione più completa e precisa delle proprie entrate e spese. 

In sintesi, il metodo delle buste e la tecnica del budget sono entrambi strumenti utilizzati per dividere le entrate in spese specifiche, ma ognuno ha i suoi vantaggi e svantaggi. Il metodo delle buste è un approccio più tradizionale e facile da comprendere, mentre la tecnica del budget è più moderna, precisa e flessibile.  La scelta di quale utilizzare dipende dalle esigenze, competenze e disponibilità specifiche di ogni individuo o impresa. 

Il metodo delle “buste” per pagare le spese aziendali

Il metodo delle buste aziendali oggigiorno è rilegato a sistema elementare adatto a situazioni semplici che aiuta il titolare della p.iva a fare fronte agli impegni finanziari. Il suo funzionamento serve per fare fronte ad impegni futuri il cui onere non è sostenibili con le entrate immediatamente realizzabili. 

Esempio: 

Un’onicotecnica che incassa mensilmente 2.000 € potrebbe trovarsi in difficoltà alla scadenza trimestrale per il versamento dei contributi INPS artigiani. Se non si è accantonato la somma durante tutto il trimestre reperire dalle entrate aziendali attuali i fondi per onorare la scadenza diventa pressoché impossibile e così si finisce per fare debiti. Il metodo delle buste costringerebbe l’artigiana ad accantonare mensilmente o settimanalmente una somma per i propri contributi trimestrali. Ciò può risolvere il problema perchè l’accantonamento mensile o settimanale risulterebbe sostenibile con le entrate giornaliere.  

Il proverbio “chi vuole controllare tutto finisce per non controllare nulla” è valido anche per il sistema delle buste perché creare una busta per tutte le spese aziendali accentuerebbe gli svantaggi del sistema e a quel punto converrebbe virare sul metodo del budget. Per una micro p.iva il sistema delle buste potrebbe essere conveniente per la gestione dei:

• Contributi
• Imposte
• Consulenti
• Assicurazioni
• TFR

Ovvero per tutte quelle spese che richiedono un impegno finanziario importante per l’azienda e che non sempre sono rateizzabili. Dove non è infatti possibile ottenere una scadenza mensile il sistema delle buste può aiutare nella gestione finanziaria.

Esempio: 

Se l’azienda ha problemi a pagare il proprio consulente fiscale 600 € al trimestre potrebbe richiedere ed ottenere di pagare 200 € al mese. L’importo annuale è invariato, a fare le differenze sono le modalità di pagamento. 

Ostacoli al metodo delle buste

I principali ostacoli sono essenzialmente due: l’uso del contante e quantificare gli accantonamenti.

Uso del contante: non ha senso infatti effettuare prelievi bancari per accantonare i soldi in delle buste per poi a distanza di un paio di mesi dovere riversare la somma per pagare F24 o bonifici. L’ostacolo può essere superato utilizzando 2 conti correnti: il primo destinato alla normale attività aziendale ed il secondo come “super busta” dove effettuare gli accantonamenti periodici e pagare le relative spese.

Esempio: 

Un contribuente forfettario che in base al fatturato dovrebbe già prevedere il proprio carico tributario potrebbe avere un conto corrente (A) per la propria attività ed uno per i tributi (B). Ad ogni emissione di fattura e relativo incasso nel conto corrente A si dovrebbe fare un giroconto nel conto corrente B pari alla  quota corrisponde ai tributi sorti. Alle scadenze tributari si pagheranno gli F24 dal conto corrente B.

Incertezze sulle somme da accantonare. In un sistema tributario complesso come quello italiano la maggiore sfida potrebbe riguardare proprio le somme da accantonare per fare fronte alle imposte ed ai contributi da pagare. Se con il regime forfettario la situazione è di molto facilitata nel sistema ordinario il calcolo si complica di molto. Una previsione comunque è possibile farla attraverso:

• metodo storico: accantono sui tributi pagati in passato
• prudenza: meglio accantonare più soldi del necessario che trovarsi con la coperta corta al momento dei pagamenti
• correttivi previsionali: aumentare l’accantonamento del metodo storico proporzionalmente all’aumento del fatturato o dell’utile

Conclusione:

In realtà aziendali semplici il metodo delle buste può essere un ottimo sistema di gestione finanziaria primordiale che può comunque aiutare a prevenire il sorgere di debiti e a creare accantonamenti per improvvise spese.