Ottimizzando la Gestione dei Pagamenti dei Clienti

Problema: clienti che contestano e vogliono un ribasso del prezzo dopo l’erogazione del bene o servizio? Clienti che tardano nei pagamenti? O ancora peggio clienti che sono insolventi e che non pagheranno mai? Queste sono alcune piaghe che affliggono le aziende, ma possono essere curate o limitate con alcuni accorgimenti.

Soluzione: contrariamente a quanto si possa pensare il problema dell’incasso è spesso o meglio principalmente legato alle strategie ed alle procedure che l’impresa o il professionista adotta. Al fine di porre rimedio, dunque, è inevitabile capire per prima cosa il motivo per il quale i clienti non adempiono regolarmente agli impegni presi e poi porvi rimedio. Una buona organizzazione, dunque, può ridurre di molto il problema dell’incasso relegando gli squilibri di cassa alle sole situazioni imprevedibili.

Origine del Problema

Le aziende che operano con fornitori esteri sanno che per la stragrande maggioranza delle operazioni il pagamento va effettuato in anticipo, mentre in Italia la cultura maggioritaria prevede di ricevere prima il bene o servizio e poi pagarlo. Questo meccanismo tipico italiano del BtoB è legato al fatto che spesso si acquista un bene e servizio con il presupposto di pagarlo con le entrate future.

Esempio:

1) Se un bar paga il proprio fornitore di caffè a 30 giorni data fattura fine mese, vorrà dire che i soldi per onorare la fattura saranno derivati dall’utilizzo del prodotto acquistato.
2) Se un fondo di assistenza sanitaria paga le prestazioni di un poliambulatorio dopo 8 mesi dall’emissione della fattura significherà che avrà tutto quel tempo per raccogliere i fondi dai propri aderenti

In Italia, quindi, siamo normalmente abituati ad utilizzare il bene e servizio acquistato per pagarlo. Questo sistema funziona e regge finché tutti i fattori produttivi sono remunerati correttamente ed i flussi economico/finanziari non subiscono contrazioni o imprevisti. Nel momento in cui c’è un intoppo nell’alveo del cliente questi si troverà costretto a fare delle scelte su quali bisogni onorare.

Esempio:

1- Se un cliente necessita per la propria famiglia di € 2.000,00 mese e la sua azienda produce una disponibilità per lui di soli di € 1.500,00 mese, cosa succederà? Logica vorrebbe cercare di comprimere il fabbisogno famigliare per utilizzare le sole risorse disponibili, ma non sempre è possibile. Nel caso di impossibilità o assenza di volontà si finirà per mantenere inalterati i fabbisogni famigliari e di fare debito nella speranza di entrate successive. Il primo debito, di norma, si fa con lo Stato perché non si avverte il bisogno di pagare i tributi, salvo non serva il DURC ed in quel caso l’INPS e l’Inail diventato creditori privilegiati rispetto al resto dell’erario. Se non onorare i tributi non fosse sufficiente si inizierà a non onorare i fornitori in base al bisogno che si ha di essi.

2 – Un negozio di retail di abbigliamento agli inizi del 2019 ha comprato la merce per la stagione invernale 2020 basandosi sulle vendite del 2018 ed inizio 2019 ignaro che da li a poco sarebbe scoppiato il Covid-19 stravolgendo per sempre il proprio settore. In questo caso si è dinnanzi ad un evento che ha interrotto bruscamente il normale flusso economico dell’azienda con il risultato di possibili difficoltà nell’onorare gli impegni presi. I fornitori di questo negozio, inevitabilmente, avranno avuto problemi di incasso.

Soluzioni

1. Richiedi il Pagamento in Anticipo: per evitare i problemi legati ai pagamenti in ritardo, è consigliabile adottare una politica di pagamento anticipato. Prima di iniziare qualsiasi attività stabilisci chiaramente i termini di pagamento e richiedi un acconto o una prima rata. Questo passo non solo assicura una compensazione iniziale, ma dimostra anche al cliente la tua fiducia nelle tue capacità e stabilisce una solida base di lavoro.

Esempio:

Negli autogrill prima di effettuare l’ordine bisogna passare dalla cassa per pagare. Questa strategia potrebbe essere adottata da qualsiasi bar. Strategia utile sia per evitare che qualche cliente possa uscire dal locale senza pagare il conto sia per evitare amare sorprese per il cliente che diventa inevitabilmente consapevole della spesa prima di affrontarla (es. addebito del costo del dividere una porzione in due anche se ben indicato nel menù). Più difficile adottare tale strategia in altre situazioni come per esempio un ristorante

2. Concludi il pagamento prima della prestazione del servizio: un approccio efficace è richiedere il pagamento completo prima dell’effettiva erogazione del servizio. Questo garantisce che il cliente sia pienamente impegnato finanziariamente prima che tu soddisfi il suo bisogno.

Esempio:

Nei concessionari d’auto prima paghi l’acconto quando ordini l’autovettura e poi la saldi prima di ritirarla. Questa strategia potrebbe essere adottata anche in tutto il mondo dei servizi.

3. Semplifica il processo di pagamento: non sempre il mancato o ritardato pagamento è legato ad una strategia o volontà del cliente di guadagnare tempo o non pagare. Capita più spesso di quanto si possa pensare che il cliente semplicemente si dimentica di effettuare il pagamento. Per semplificare il processo di pagamento e renderlo più immediato, si potrebbe considerare l’utilizzo di strumenti di pagamento online. Si potrebbe inviare link di pagamento precompilati al cliente, consentendo loro di effettuare il pagamento in modo rapido e sicuro. Questa soluzione è particolarmente vantaggiosa quando le interazioni sono principalmente online. Strumenti di “ultima generazione” possono essere paypal o stripe che possono essere anche integrabili con un gran numero di CRM e persino con alcuni servizi di fatturazione elettronica. Restano sempre validi i processi bancari più tradizionali come: RID o RIBA

Esempio:

Un professionista nell’email della notula potrebbe allegare anche il link di pagamento automatico. Il cliente appena legge l’email ha così la possibilità di effettuare immediatamente il pagamento senza essere “distratto” nel cambio di pagina web, programma, o altro.

4. Comunica Chiaramente: durante i meeting o le discussioni iniziali, assicurarsi di affrontare la questione dei pagamenti in modo chiaro e aperto. Fornire al cliente informazioni dettagliate sui costi, i termini di pagamento e le politiche di rimborso. Questa chiarezza sin dall’inizio ridurrà la possibilità di malintesi o ritardi nei pagamenti.

5. Analizza il tuo cliente: prima di accettare un incarico importante prendi informazioni sul cliente, un accesso alle banche dati pubbliche (protesti, visure, ecc…). potrebbe evitare diversi grattacapi futuri. Ci sono aziende che propongono servizi di analisi della clientela, ma a volte anche una semplice ricerca su google potrebbe dare informazioni molto utili.

Esempio:

Quando si acquisisce un nuovo cliente che è migrato da un concorrente è bene capire i motivi di questo cambiamento: potrebbe avere lasciato delle insolvenze. Si è sicuri di volere essere il prossimo non pagato?

6. Esternalizzare le operazioni di incasso. In un mondo dove si è sempre più portati ad aziende smart, ad esternalizzare processi poco remunerativi, potrebbe essere una valida soluzione per alleggerire la “hidden factory” demandando a terzi la fase d’incasso. Avere presente i costi reali di incasso permetterebbe anche una corretta costruzione del prezzo finale di vendita.

Esempio:

Un idraulico potrebbe doversi occupare direttamente dell’incasso delle proprie fatture e questa attività si ripercuote direttamente nelle ore da dedicare agli interventi sul campo. L’idraulico, infatti, o sarà in cantiere a lavorare o in cerca dei propri debitori per farsi pagare. Una soluzione potrebbe essere demandare a terzi le operazioni di incasso.

7. Recupero Crediti. Una soluzione considerata “estrema” e poco attraente per PMI e professionisti, ma molto utilizzata dalle grandi aziende. Quando, però, non si riesce a recuperare il proprio credito in tempo utile o il debitore non mantiene gli impegni presi di rientro, può essere utile affidarsi ad un’agenzia di recupero crediti anche solo per ottenere una documentazione idonea per rendere a bilancio il credito inesigibile.

Conclusione:

Le procedure di incasso aziendali sono processi tipici della “hidden factory” il cui impatto ha ripercussioni molto tangibili nella liquidità aziendale e con possibili impatti anche nel conto economico. Le mancate o tardive entrate, potrebbero tradursi in necessità, per l’azienda, di dovere accedere al credito con i relativi oneri finanziari che deteriorano la redditività aziendale. Con l’aumento del costo del denaro è sempre più strategico, dunque, creare dei processi che garantiscano un incasso rapido e sicuro.