Segreteria telefonica

Il suono a vuoto del telefono, ossia il continuo squillo senza risposta, comunica essenzialmente un’assenza di connessione o di disponibilità da parte dell’azienda. Questo tipo di esperienza usualmente è vissuto negativamente insinuando un’immagine negativa dell’azienda.

PRINCIPALI MESSAGGI TRASMESSI DALL’ASSENZA DI RISPOSTA AL TELEFONO

Mancanza di professionalità: Se il telefono continua a squillare senza risposta, il chiamante potrebbe percepire un’azienda come poco professionale o poco organizzata. Questo può danneggiare l’immagine dell’azienda e minare la fiducia del cliente.
Indifferenza: La mancanza di risposta al telefono può far sentire il chiamante trascurato o non apprezzato. Questo può portare a una percezione negativa dell’azienda e influenzare la sua reputazione.
Frustrazione: Il suono a vuoto del telefono può anche causare frustrazione nel chiamante, specialmente se ha un’urgenza o se è in cerca di assistenza immediata. Questo può portare a una perdita di fiducia nell’azienda e alla ricerca di alternative più reattive.

Diventa quindi strategico uno dei canali più sottovalutati di comunicazione aziendale: la segreteria telefonica. Il messaggio telefonico è usualmente il primo contatto offline che una persona può avere con l’azienda eppure ci si ricorda di lui solo quando si cambia centralino telefonico, per il cambio di orario o per la chiusura per le ferie. Momenti nei quali normalmente sale lo stress per la ricerca della voce da utilizzare e per la scelta delle parole finendo troppo spesso per affidarsi all’improvvisazione. Eppure se si realizzano saluti vocali professionali, come, per l’appunto il messaggio di benvenuto sulla propria segreteria telefonica dove viene spiegato il motivo per cui non si è potuto rispondere alla telefonata, si ottengono diversi vantaggi che permettono di migliorare l’immagine aziendali e svariati aspetti organizzativi.

PRINCIPALI VANTAGGI OTTENIBILI DAI MESSAGGI TELEFONICI DI QUALITA’

Reputazione: Un messaggio di segreteria telefonica professionale contribuisce a consolidare l’immagine dell’azienda come un’organizzazione seria e affidabile. Questo può influenzare positivamente la percezione dei clienti e dei potenziali clienti, contribuendo alla costruzione di una reputazione solida e positiva
Fiducia: Spiegare il motivo per cui non si è potuto rispondere alla chiamata attraverso il messaggio di segreteria telefonica comunica trasparenza e disponibilità da parte dell’azienda. Questo può far sentire il chiamante compreso e rispettato, aumentando la fiducia nell’azienda.
Gestione del tempo: Il messaggio telefonico fornisce al collaboratore, preposto alla risposta delle chiamate, il tempo utile per sospendere o ultimare il processo in esecuzione prima di rispondere al telefono. Questo può contribuire a migliorare l’efficienza e la produttività dell’azienda, consentendo ai collaboratori di gestire le chiamate in modo più organizzato e mirato.
Personalizzazione: Attraverso la segreteria telefonica è possibile personalizzare il messaggio di benvenuto in base alle esigenze specifiche dell’azienda e dei clienti. Questo può includere informazioni utili come orari di apertura, indirizzi email per contatti urgenti o istruzioni su come lasciare un messaggio dettagliato per una risposta più rapida.

ELEMENTI DI UN OTTIMO AUDIO VOCALE

La struttura per creare il messaggio ideale per la segreteria telefonica aziendale è:

Saluto in linea con lo stile della comunicazione aziendale. Normalmente il messaggio si apre sempre con un saluto iniziale che deve essere in linea con lo stile della comunicazione aziendale e con il tono appropriato per il target di riferimento. Se l’azienda adotta un tono informale, è possibile iniziare con un “Ciao”. Se invece il tono è formale, è più adatto utilizzare “Buongiorno” o “Buonasera”. Tuttavia, se l’azienda desidera seguire le tendenze attuali, potrebbe anche considerare l’opzione di omettere il saluto iniziale per una comunicazione più immediata e concisa.

Identificazione aziendale: Subito dopo il saluto, va identificato chiaramente il nome dell’azienda. Ad esempio: “Grazie per aver chiamato [Nome dell’Azienda]”.

Spiegazione del motivo. Il cuore del messaggio è la spiegazione del motivo per cui il chiamante non può essere assistito immediatamente. Ad esempio, “Al momento tutti i nostri operatori sono impegnati. La chiamata è importante verrà gestita il prima possibile.”

Opzioni alternative: Fornire al chiamante opzioni alternative per ottenere assistenza immediata può essere un’ottima strategia per ridurre il numero di telefonate e rendere le comunicazioni più gestibili dai collaboratori. Un buon esempio potrebbe essere: “Per evitare le attese è possibile inviarci un’email all’indirizzo [indirizzo email]”

Informazioni utili: A discrezione è possibile fornire informazioni utili che possano agevolare la comunicazione con il cliente: orari, pagine social, ecc…

Ringraziamento e cortesia: Concludere il messaggio sempre con un ringraziamento per la chiamata e una cortese frase di saluto. Ad esempio, “Grazie per aver chiamato [Nome dell’Azienda]. Ci scusiamo per l’inconveniente e ci auguriamo di poterti assistere al più presto. Buona giornata!”

Esempi di messaggio:

Telefonata quando gli uffici sono chiusi:

Buongiorno grazie per aver chiamato [Nome dell’Azienda]. Attualmente i nostri uffici sono chiusi. Il nostro orario di apertura è [specificare gli orari]. Per ulteriori informazioni riguardanti i nostri servizi, ti invitiamo a visitare il nostro sito web all’indirizzo [indirizzo del sito web]. Grazie ancora per la tua chiamata e buona giornata.”

Attesa telefonica:

Buongiorno/Buonasera e grazie per aver chiamato [Nome dell’Azienda]. Attualmente tutti i nostri operatori sono impegnati ad assistere altri clienti. La chiamata verrà gestita il prima possibile. Per evitare ulteriori attese, invitiamo ad inviare un’email all’indirizzo [indirizzo email] e verrete ricontattati al più presto. Grazie per la collaborazione.

Chiusura per ferie:

Buongiorno e grazie per aver chiamato [Nome dell’Azienda]. Informiamo che i nostri uffici rimarranno chiusi per ferie dal [data di inizio] al [data di fine]. Durante questo periodo non saremo in grado di rispondere alle chiamate telefoniche. Se si necessita di assistenza immediata, inviare un’email all’indirizzo [indirizzo email] e sarete ricontattati appena possibile. Per ulteriori informazioni riguardanti il nostro periodo di chiusura e le modalità di contatto alternative, visitare il nostro sito web all’indirizzo [indirizzo del sito web]. Ringraziamo per la collaborazione ed auguriamo una piacevole giornata.

L’intera durata del messaggio non deve superare i venti secondi. Un messaggio troppo lungo annoia facilmente l’interlocutore e fa perdere l’interesse nella comunicazione perdendo tutti i benefici della segreteria telefonica.

Altro elemento cruciale di un buon messaggio è la qualità di registrazione. Assicurassi che la registrazione del messaggio sia di alta qualità, con una buona chiarezza vocale ed un volume adeguato. Evitando rumori di fondo o interferenze che potrebbero disturbare la comprensione del messaggio. Grazie all’intelligenza artificiale di tipo: “da testo a voce” (“text-to-speech” (TTS) ) ora è possibile scrivere il testo desiderato e trasformarlo in un vocale da inserire nel proprio centralino telefonico. Il tono di voce da scegliere è preferibile che sia caldo, chiaro ma anche simpatico e felice: la cordialità deve essere percepita dal cliente fin da subito.